Was muss ich beachten, wenn ich große Gruppen oder lange Fachveranstaltungen online durchführe?

Wie für eine große Präsenzveranstaltung sollte man auch für eine digitale Veranstaltung mit einer großen Gruppe oder einer langen digitalen Fachveranstaltung viel Vorlauf zur Organisation einplanen. Hierbei sind mehrere Punkte zu beachten: Die technische, inhaltliche und didaktische Vorbereitung, die Organisation innerhalb des Teams, die Moderation, die Einbindung der Teilnehmer*innen und der Unterhaltungsfaktor.

Bevor man allerdings mit diesen Planungen beginnt, ist es wichtig, sich vor Augen zu führen, was eigentlich digital (!) der Unterschied ist zwischen Klein- und Großgruppen (15-20 Leute vs. 80-100 Leute). Bei einer Kleingruppe sieht man im besten Fall alle Teilnehmer*innen auf einer Seite im Zoom-Raum, das heißt, die Veranstaltung ist sehr übersichtlich und bietet dementsprechend andere didaktische Möglichkeiten, wie zum Beispiel eine Vorstellungsrunde. Digitale Veranstaltungen mit Großgruppen werden schnell unübersichtlich, für die Veranstalter, Moderation aber auch für die Teilnehmer*innen selbst. In der Vorbereitung ist es also wichtig einzuplanen, dass man einer solchen Veranstaltung möglichst viel Übersichtlichkeit und Struktur schaffen muss.

Welche Vorbereitung im Team braucht eine digitale Großveranstaltung?

Im Artikel „Online-Meetings vorbereiten” sind wir schon darauf eingegangen: Auch bei Online-Veranstaltungen können im Team Rollen vergeben werden, um die Arbeit und Verantwortung auf mehrere Schultern zu verteilen. Wichtig ist es, diese Rollen vorher klar zu definieren. Bei Großveranstaltungen gilt das ganz besonders. Solche Rollen können sein:

Moderation

Begrüßt und verabschiedet, gibt evtl. einen Input, moderiert Austausch und Diskussion, bezieht die Teilnehmer*innen mit ein, holt Feedback ein und sorgt für Stimmung, macht Zusammenfassungen und stellt Referent*innen vor.

Co-Moderation

Hält der Moderation den Rücken frei, behält die Chats und Handheben-Zeichen im Auge, organisiert Beteiligung, hat Zeit im Blick, organisiert den Warteraum, steht über parallele Kommunikation (WhatsApp, Slack, MS Teams...) in Kontakt zur Moderation und zum Technik-Host, kann moderativ einspringen, wenn es bei der Moderation technische Probleme gibt.

Technik-Host

Ist der technische Support der Moderation, hat als Host alle Rechte und ist zuständig für Spotlight-Videos, Stummschalten oder Entfernen von Teilnehmer*innen, Links in den Chat posten, Videoaufzeichnung koordinieren, Einrichten und Organisieren von Breakout-Räumen und Übernehmen von Bildschirmfreigaben, wenn es bei Moderation oder Co-Moderation nicht klappt oder gewünscht ist.

Technik-Support

Steht den Teilnehmer*innen bei technischen Problemen und Fragen zur Seite, steht ihnen per Chat oder separatem Kommunikationsweg direkt zur Verfügung.

Neben dem Technik-Support kann es sich, je nach Kenntnisstand der Teilnehmer*innen, anbieten, auch eine Technik-Hotline einzurichten, die telefonisch zu erreichen ist. Diese Nummer kann man direkt mit der Einladung zur Veranstaltung kommunizieren. So können Teilnehmer*innen, die nicht ins Meeting reinkommen oder es nicht schaffen, Video/ Audio zu aktivieren, individuelle Hilfe bekommen und im Hintergrund betreut werden, ohne dass der pünktliche Beginn der Online-Veranstaltung gefährdet ist.

Bei digitalen Großveranstaltungen ist es hilfreich, wenn neben den Teammitgliedern, die klare Rollen haben, auch weitere Teammitglieder als Back-Up dabei sind. Wie bereits gesagt, werden digitale Großveranstaltungen schnell unübersichtlich, so können Back-Up-Teammitglieder, die ebenfalls ein Auge auf die Chats, technische Probleme etc. haben, für große Entlastung sorgen und im Zweifel parallel im Hintergrund Anrufe tätigen, Chat-Fragen beantworten oder Störungszeiten stimmungsvoll überbrücken.

Natürlich kann man diese Rollen auch anders definieren und verteilen. Es gibt die Möglichkeit, dass Teammitglieder über die ganze Veranstaltung hinweg eine feste Rolle übernehmen, oder dass man sich in Schichten abwechselt. Sollte vorher schon klar sein, dass man weniger als vier Leute für das Organisationsteam zur Verfügung hat, kann man zum Beispiel die Rolle des allgemeinen Technik-Supports und die der Co-Moderation zusammenziehen. Wenn der Teilnehmer*innenkreis zum Beispiel schon viel Vorerfahrung mit digitalen Meetings hat, ist ein Technik-Support für sie meistens nicht von Nöten und selbst wenn nicht viele technische Vorkenntnisse da sind, ist der Technik-Support meistens zu Beginn der Veranstaltung besonders gefragt und kann sich, sobald alle drin und eingerichtet sind, auch anderen Aufgaben widmen.

Wie behalten wir im Team mit den ganzen Rollen den Überblick?

Egal für welchen Weg und welche Rollenverteilung man sich entscheidet, es muss definitiv gut vorbereitet sein. Hierfür kann man einen detaillierten Moderations- und Regieplan erstellen, in dem genau festgehalten ist, um wieviel Uhr welcher Programmpunkt startet, was dann genau passiert, wer zu diesem Zeitpunkt welche Rolle und Aufgaben hat und wer wann welche Rolle und welche Rechte wieder abgibt. Es bietet sich an, diesen Regieplan als ein kollaboratives, digitales Textdokument anzulegen, auf das alle Zugriff haben und das im Zweifelsfall auch kurzfristig angepasst und geändert werden kann, ohne dass alte Versionen im Umlauf sind. Eine Vorlage dazu findet sich im Anhang dieser Arbeitshilfe.

Eine weitere Idee, sich als Team möglichst gut gemeinsam auf die digitale Veranstaltung vorzubereiten, kann eine Generalprobe sein. Hier kann man gemeinsam das Programm nochmal von A-Z durchgehen und zum Beispiel große Programmpunkte, die viel Technik und Moderation erfordern (etwa Gruppenarbeit in Breakout-Räumen, komplexe Bildschirmpräsentationen etc.) gemeinsam üben und Unsicherheiten ausräumen.

Neben den technischen Schwierigkeiten, die bei den Teilnehmer*innen auftreten können, darf nicht vergessen werden, dass auch die Moderation, Referent*innen und das Organisationsteam von technischen Schwierigkeiten betroffen sein können. Um im Notfall einspringen zu können, kann man ein gemeinsames Moderationshandbuch anlegen. Hier werden in ein kollaboratives Online-Dokument (siehe Tool Empfehlungen) alle Inputs und Moderationstexte eingetragen, sodass das Team immer nachvollziehen kann, wo man gerade steht und sogar ein*e Nicht-Moderator*in einspringen könnte.

Diese intensive Vorbereitung im Vorfeld ersetzt natürlich nicht die kurzfristigen Absprachen, die man im Team im Laufe der Veranstaltung treffen muss. Hierfür kann man sich einen gemeinsamen Chatroom einrichten. Während die Teilnehmer*innen in Breakout-Sessions sind, kann man sich als Team einen eigenen Team Breakout-Raum als digitales Organisationsbüro erstellen und sich hier besprechen. Natürlich ist es auch wichtig, vorher alle Telefonnummern auszutauschen.

Trotz der Unterschiede zwischen analogen und digitalen Veranstaltungen: Ganz viele Abläufe sind gleich und müssen nicht neu erfunden werden. Hier noch mal zum Vergleich der Auftakt einer Präsenzveranstaltung: Die Teilnehmer*innen würden am Empfang ankommen, sich auf der Teilnehmendenliste abhaken, schon mal in den Veranstaltungsraum gehen, begrüßt werden, dem Veranstaltungsteam vielleicht erste Fragen stellen und sich ein wenig kennenlernen. Das kann man bei einer digitalen Veranstaltung genau so machen. Die Teilnehmer*innen kommen erst mal in einen Warteraum, hier kann man sie auf der Teilnehmendenliste abhaken, man kann dann den digitalen Veranstaltungsraum schon vorher öffnen, die Teilnehmer*innen begrüßen, erste Fragen klären und Smalltalk halten.

Je nach den technischen Vorkenntnissen der Teilnehmer*innen kann es ein schönes Angebot sein, schon 2-3 Tage zuvor einen Termin zur Einführung und zum gemeinsamen Technik-Test für die Teilnehmer*innen anzubieten.

Digitale Vorteile nutzen…

Die inhaltliche Vorbereitung einer digitalen Großgruppenveranstaltung oder eines langen, digitalen Fachtags hängt natürlich vom Thema ab. Aufs Digitale zugeschnittene Ideen für solche Veranstaltungen können sein:

• Den Teilnehmer*innen Keynotespeaker*inoder externe Referent*innenauch nach der offiziellen Fragerunde noch zur Verfügung stellen. Zum Beispiel abends in einem Chatroom, oder in der Pause in einem Breakout-Raum oder zum Frage-Antwort im Slack-Channel.
• Ein großer Vorteil von digitalen Veranstaltungen ist es, dass man den Teilnehmer*innen dieDokumentation direkt im Anschlussdigital zur Verfügung stellen kann, zum Beispiel die Video-Aufzeichnung über einen Cloud-Link.

Und die digitale Didaktik?

Hier ist es wahnsinnig wichtig, abwechslungsreich zu sein, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen nicht zu verlieren. Diese Abwechslung kommt durch den Einsatz unterschiedlicher Tools (z.B. Whiteboards als Flipchart-Ersatz, Padlet als Pinnwand-Ersatz, Etherpads zum Live-Protokollieren…). Eine weitere gute Möglichkeit, immer wieder für Abwechslung zu sorgen, ist es, große Gruppen methodisch wieder klein zu denken. Also Kleingruppenarbeiten in verschiedenen Zusammensetzungen anzubieten - mit immer neuen Gruppengrößen und unterschiedlichen Längen (zum Beispiel 10 Minuten mit 3 Personen zum Kennenlernen, 20 Minuten mit 6 Personen zum Austausch nach einem Input, 45 Minuten mit 8 Personen für eine intensive Gruppenarbeit). Wichtig ist es, die Anonymität, die digitale Veranstaltungen mit sich bringen, möglichst aufzubrechen.

Bildschirmpausen sind ein weiterer, zentraler Punkt, der bedacht werden muss. Digitale Konferenzen sind wahnsinnig ermüdend, vor allem für die Teilnehmer*innen. Neben gemeinsamen digitalen Kaffeepausen und lockeren Austauschrunden im digitalen Raum, muss es auch wirkliche Bildschirmpausen geben. Zu beachten ist, dass man hier deutlich mehr Zeit einplanen muss, als bei Präsenzveranstaltungen (Kaffee muss selbst gemacht werden, Mittagessen selbst gekocht etc.).

Eine weitere didaktische Idee kann es sein, die Veranstaltung auf mehrere, digitale Räume zu verteilen. Neben der Videokonferenz zum Beispiel einen Slack Workspace als digitales Foyer, in dem Pausengespräche, Aufgabenstellungen, oder auch Kleingruppen-Ergebnisse gepostet und besprochen werden können.

Wie binde ich die Teilnehmer*innen meiner Online-Tagung ein?

Die Teilnehmer*innen aktiv einzubinden ist im digitalen Raum anspruchsvoll. Videokonferenzen, gerade mit großen Gruppen, sind sehr anonym. Für die Teilnehmer*innen ist es leichter, sich unbemerkt auszuklinken und die meisten Menschen sind im digitalen Raum einfach schüchterner. Es kann helfen, diese für manche noch ungewohnte, digitale Situation immer wieder aufzulockern, auch wenn es nur mit kleinen Aktionen ist (z.B. alle halten ihre Kaffeetassen hoch, ein paar erzählen, was drin ist, Hand heben, wer was schon gemacht hat, Daumen hoch oder runter, wie die Stimmung ist). Am Anfang kommt man sich bei solchen Aufforderungen vielleicht komisch vor, oder denkt, sie sind bei einer Fachveranstaltung mit „ernsthaftem“ Thema nicht angemessen, aber gerade diese kleinen Elemente können Wunder bewirken.

Neben den Herausforderungen, die digitale Veranstaltungen und die Einbindung der Teilnehmer*innen dabei mit sich bringen, schaffen Videokonferenzen auch neue Möglichkeiten. Bei Präsenzveranstaltungen steht die Moderation vorne, oder sogar auf der Bühne. Von dort aus, kann man zum Beispiel die Namensschilder der Teilnehmer*innen nicht lesen. In Videokonferenzen sieht man die Namen und kann Leute direkt und sehr persönlich ansprechen, sie namentlich einbinden und so die erste Zurückhaltung und Schüchternheit der Teilnehmer*innen überwinden. Viele weitere Ideen zu diesem Punkt liefert der Artikel „Partizipation und Beteiligung”.

Brauche ich Entertainment auf der Online-Bühne?

Klare Antwort: Ja! Dieser letzte Punkt klingt vielleicht unwichtig oder ein bisschen albern, aber gerade bei digitalen Großveranstaltungen sind unterhaltende Elemente unumgänglich. Wie schon geschrieben, herrscht bei Videokonferenzen häufig eine hohe Anonymität und Passivität. Um die Spannung, gerade bei einer ganz-oder mehrtägigen Veranstaltung, zu halten, muss man auflockernde und unterhaltende Elemente mitdenken, die die Teilnehmer*innen aktivieren und bei Laune halten. Eine schöne Idee sind gemeinsame körperliche und aktivierende Warm-Ups (Tanzen, Singen, Fitness, Spiele) zu Beginn der Veranstaltung und zu Beginn von Tag 2 sowie als Energizer nach den Pausen. Ein Plädoyer für den verstärkten Einsatz von Warm-Ups und konkrete Vorschläge finden sich im Artikel „Warm-Ups und Energizer”. Auch Moderations-Duos, die sich den Ball von einem Zoom-Fenster ins nächste rüberwerfen, sorgen für gute Stimmung, Wachheit und Unterhaltung.

Zum Ankommen, in den Pausen, oder zum Abschluss gibt es auch die Möglichkeit, über die Bildschirmfreigabe im digitalen Raum Musik laufen zu lassen und damit die Stimmung aufzulockern. Die Teilnehmenden nehmen darüber auf der auditiven Ebene wahr, dass gleich etwas beginnt und die Spannung langsam steigt.

Bei diesen ganzen digitalen Elementen ist es nicht verboten, auch noch analog zu denken. Man kann die Teilnehmer*innen im Vorfeld überraschen, indem man ihnen ein Goodie per Post zuschickt (T-Shirts, Konferenzmappen, Kaffeetassen, Nüsse etc.). Das zeigt, dass man trotz der räumlichen Distanz auf derselben Veranstaltung ist, fördert den Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl und macht einfach Freude. Mit all dem wird eine Online-Großveranstaltung zu etwas sehr persönlichem.

Dieser Beitrag stammt aus unserer Broschüre "digitale Räume für analoge Veranstaltungen", als PDF herunterzuladen oder zu Bestellen bei #GleichImNetz. Im Webzeugkoffer finden sich auch noch weitere Aufsätze aus der Handreichung.