Wer sich schnell und unkompliziert im Team besprechen will, ohne am selben Ort zu sein, ist mit einer Telefonkonferenz gut beraten. Doch wie bekomme ich sie am schnellsten umgesetzt?
Wo finde ich Telefonkonferenz-Anbieter?
Auf dem Markt finden sich jede Menge Telefonkonferenz-Anbieter mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen - von solchen mit kostenloser Einwahl, über Rufnummern, bei denen jede*r Teilnehmende einen Minutenpreis zahlt, bis hin zu Firmen mit monatlicher Grundgebühr, dafür aber umfangreichen Dienstleistungspaketen zur Planung, Moderation und Aufzeichnung solcher Konferenzen.
An Telefonkonferenzen lässt sich mit jedem modernen Festnetzapparat sowie per Smartphone teilnehmen. Die Teilnehmenden wählen sich einfach über die genannte Rufnummer ein; sie werden von einer Ansage empfangen und aufgefordert, eine Raumnummer (und ggf. noch eine PIN-Nummer) einzugeben. Bei den meisten Konferenzanbietern erhalten Sie noch eine Moderations-/Gastgeber-PIN, die eingegeben werden muss, damit die Konferenz startet, und die Ihnen zusätzliche Moderationsbefehle erlaubt.
Die untenstehenden, beispielhaft genannten Anbieter sind kostenlos, es fallen lediglich die normalen Telefongebühren an, sofern keine Flatrate existiert (Achtung: In den Flatrate-Angeboten von 
1&1 sowie o2 werden die untenstehenden Nummern als Sonderrufnummern behandelt und separat abgerechnet).
- www.meebl.de - unkompliziert und fix zu buchen, allerdings ist der gewählte Raum nur 72 Stunden lang gültig, die Einwahl muss daher kurzfristig angefordert und bekannt gegeben werden.
- www.phonesty.de - erfordert einen ausführlichen Anmeldeprozess, dafür kann der gebuchte Konferenzraum anschließend dauerhaft genutzt werden. Zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten.
- www.freeconferencecall.com/de - ist ein international tätiger Anbieter, der nach dem "Bezahl was Du willst"-Prinzip arbeitet.
Eine aktuelle Übersicht weiterer kostenloser und -pflichtiger Anbieter findet sich bei Teltarif.
- Gute Erfahrungen wurden auch mit dem Anbieter gottesdienst-telefon.de gemacht. Dieser ist zwar kostenpflichtig (5 Euro/Monat), erlaubt aber eine feste Einwahlnummer ohne Eingabe einer zusätzlichen PIN - für die Teilnehmenden beginnt die Telefonkonferenz sofort nach Wahl der bekannt gegebenen Nummer. Hier eine ausführliche Anleitung.
- Wer bereits einen Videokonferenz-Anbieter abonniert hat, kann diesen in vielen Fällen auch für Telefonkonferenzen nutzen.
Mit welchen Schritten lade ich zu einer Telefonkonferenz ein?
Setzen oder finden Sie einen geeigneten Zeitpunkt für die gemeinsame Telefonkonferenz (TK), etwa mit dem Online-Tool www.nuudel.de (siehe Webzeugkoffereintrag zur Terminfindung). Nach Ausfüllen der Terminoptionen erhalten Sie einen Bearbeitungs- und einen Teilnahme-Link – letzteren senden Sie bitte in Ihrer Terminfindungsmail an die Teilnehmenden.
Richten Sie sich beim gewünschten Arbeitspad-Anbieter, etwa https://pad.systemli.org/, einen eigenen Online-Notizblock ein, wo Sie vorab die TK-Daten und eine Tagesordnung eintragen können. Die anfangs anzugebende Speicherfrist (1 Tag / 30 Tage / 1 Jahr) lässt sich nachträglich nicht mehr ändern; die Frist startet jeweils neu, sobald auf das Pad erneut zugegriffen wurde. Per Klick auf die beiden Pfeile (Import/Export, fünftes Icon oben rechts) können Sie das Pad jederzeit im gewünschten Format exportieren. Natürlich können Sie gern mit diversen weiteren Tools aus unseren 
Tool Tipps experimentieren (etwa Dokumentenbearbeitung für gemeinsame Texte, Entscheidungsfindungstools, Whiteboards, Mindmaps etc.).
Die Arbeitspads sind nicht per Suchmaschine auffindbar, aber von jeder Person, die den Link erhält, aufrufbar. Darum sollten in diesen Pads keine sensiblen Daten hinterlegt werden. Dies gilt auch für begleitende Chat-Verläufe in der rechten Spalte.
Mailen Sie den Ergebnistermin in die Runde, sobald dieser feststeht; außerdem zwei bis drei Tage vor dem Termin nochmal eine Erinnerung incl. Telefon- und Konferenzraumnummer sowie den Link zum begleitenden Arbeitspad. Falls gewünscht, können Sie die Teilnehmenden bitten, TOPs oder inhaltliche Infos und Links schon im Vorfeld im Pad zu ergänzen.
In einem separaten Beitrag haben wir Moderationstipps zur Durchführung von Telefonkonferenzen zusammengetragen.
