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Projekt zur Digitalen Kommunikation

#GleichImNetz

Smartphone auf einem einem Tisch: Auf dem Bildschirm steht groß "Hello"
Tyler Lastovich/Unsplash
Wie können wir sozialen Organisationen zu mehr Internetpräsenz verhelfen? Wie können wir den Menschen, für die wir uns als freie Wohlfahrtspflege täglich einsetzen, auch online Gehör verschaffen? Wie können wir soziale Werte in Online-Debatten am geschicktesten platzieren? Wie können wir uns untereinander – fachlich, organisatorisch, privat – mit Hilfe digitaler Kommunikationsmittel noch besser vernetzen und ortsungebunden zusammenarbeiten? An diesen Fragen setzt das Projekt #GleichImNetz des Paritätischen Gesamtverbands an.
Person in einem Online-Meeting
Mit einer guten Vorbereitung werden Ihre Videokonferenzen glänzen!

Online-Meetings vorbereiten & Rollen verteilen

Erstellt von Gwendolyn Stilling

Online-Meetings benötigen eine andere Vorbereitung als Präsenz-Treffen. Es gibt neue Aufgaben und Rollen die verteilt werden müssen. Und auch die Teilnehmer*innen können bei der Vorbereitung der Online-Veranstaltung eingebunden werden.

In den vergangenen Monaten haben wir eins wohl am deutlichsten gelernt: Online-Meetings müssen anders vorbereitet werden als Präsenz-Treffen. Es gibt eine Fülle von Tools und methodischen Tricks, die im Rahmen einer digitalen Veranstaltung eingesetzt werden können und die in der Praxis eine echte Bereicherung darstellen - doch ich kann nur souverän einsetzen, was ich auch gut kenne. Und auch die Teamkolleg*innen sollten ebenfalls eingeweiht und vorbereitet sein, zumindest, wenn ich während des Meetings auf ihre Unterstützung setze - was ich allen unbedingt empfehle.

Die Verantwortung der “Gastgeber*innenrolle” auf mehrere Schultern (bzw. Bildschirme) zu verteilen ist einer der wichtigsten Tipps, den ich all denen mitgeben möchte, die zu einer virtuellen Veranstaltung - gleich welcher Art - einladen: Digitale Veranstaltungen brauchen, anders als analoge Veranstaltungen, auf jeden Fall ein Team von mindestens zwei (eingeweihten) Leuten, besser sogar drei Personen. Es ist wie früher im Ferienlager oder bei den Pfadfindern: Wenn einer verletzt ist oder etwas schief geht, bleibt der Zweite da und der Dritte kann Hilfe holen.

Ganz abgesehen davon, dass eine Tandemlösung durch ein Moderations-Duo auch erheblich zur guten Stimmung und lockeren Atmosphäre beitragen kann: Wenn zwei Gastgeber*innen sich wechselseitig die Bälle zuwerfen, ist das ein gutes Mittel, um auch in virtuellen Räumen so etwas wie Gemeinschaftsgefühl zu schaffen. Selbst wenn die gesamte Moderation bei nur einer Person liegt, ist es ungemein unterstützend, wenn mindestens eine zweite Person anwesend ist, die mit allen eingesetzten Tools, dem gewählten Videokonferenzanbieter und auch dem groben Moderationsablauf vertraut ist.

Zwei Beispiele, wann es die Moderation extrem entlasten kann, eine zweite eingeweihte Person als Unterstützung mit im Online-Raum zu wissen:

  • Bei der Sitzungsleitung gibt es plötzlich Technikprobleme, sie fliegt aus der Sitzung. Die zweite Person kann in die Rolle der Gastgeber*in schlüpfen, so dass die Teilnehmer*innen nicht sich selbst überlassen sind. Sie kann bspw. eine kurze Pause ausrufen, mit der Sitzungsleitung telefonisch Kontakt aufnehmen und das weitere Vorgehen besprechen.
  • Ein*e Teilnehmer*in (oder ggf. externe*r Referent*in) hat massive Technikprobleme, die sich nicht durch einen kurzen Hinweis der Moderation lösen lassen. Die zweite Person kann individuell über Chat oder per Telefon mit dem oder der Teilnehmer*in Kontakt aufnehmen und bei der Lösung helfen, während die Sitzung weitergeht. Oder: Sie kann Nachzügler*innen per Chat Infos geben, was verpasst wurde, an welchem TOP man gerade ist oder wie die aktuelle Aufgabenstellung für alle lautet.

Wer an dieser Stelle Hemmungen hat, zu viel Personalressourcen einzusetzen, möge bedenken: Wir sparen Wegezeiten, Zeiten für Catering, Ein- und Abdecken von Tischen, Raumausschilderungen etc. - alles Aufgaben, die üblicherweise vor und nach Präsenztreffen zusätzlich anfallen. Diese gesparte Zeit ist für den Support während einer Digital-Veranstaltung optimal investiert, selbst wenn es nie zum Ernstfall kommt. Tätigkeiten, zu denen immer schon gehörte, sich um einen reibungslosen Ablauf einer Sitzung, die Vorbereitung von Arbeitsmaterialien und das Wohl der Teilnehmenden zu kümmern, verlagern sich jetzt in die Zeit während einer Online-Sitzung.

Daran schließt sich eine wesentliche Empfehlung unsererseits an: Teams sollten sich gemeinsam auf diese neuen Anforderungen an Aufgaben- und Rollenverteilungen während digitaler Veranstaltungen vorbereiten.Dazu gehört z.B. auch, bei teaminternen Runden, also im geschützten Raum, Aufgaben rotieren zu lassen und mit verschiedenen Tools und Funktionen (wie zum Beispiel dem Einrichten von “Breakout-Räumen”) zu experimentieren. So können Erfahrungen gesammelt werden sowie individuelle Vorlieben und Stärken (und gegebenenfalls auch Fortbildungsbedarfe) identifiziert werden.

 

Welche Aufgaben und Rollen fallen in einem Online-Meeting an?

Es sind ganz verschiedene Aufgaben, die während eines Online-Meetings, wie zum Beispiel einer virtuellen Arbeitskreissitzung, neben der Sitzungsleitung/ Online-Moderation anfallen.

Ein paar Beispiele:

  • Teilnehmende aus dem virtuellen Warteraum ins Meeting reinlassen, Teilnehmenden-Liste dokumentieren, Protokoll führen
  • als Co-Moderator*in die Redner*innenliste führen, als Zeitwächter*in agieren, Infos oder relevante Links in den Chat posten und Fragen beantworten
  • Bildschirmfreigaben erteilen oder Präsentationen, Videoclips, Musik einspielen
  • Ansprechpartner*in für Technik-Support sein (in Sitzung plus telefonische Hotline für Teilnehmende, die sich nicht in Videokonferenz einwählen können),bei größeren Veranstaltungen oder Klausurtagungen je nach Programm auch jemand, der die “Breakout-Sessions”, d.h. virtuelle Gruppenräume vorbereitet, virtuelle Flipcharts oder andere Tools bereitstellt, Abstimmungsergebnisse auszählt etc.

Diese Rollenverteilungen werden wichtiger, je größer eine Online-Veranstaltung ist. Lena Plaut geht im nächsten Kapitel “Moderation von Großveranstaltungen”  ganz detailliert darauf ein.

Was genau die Online-Sitzungsleitung/ Online-Moderation zur Entlastung im konkreten Fall braucht, hängt vom geplanten Ablauf, individuellen Präferenzen und auch dem eigenen Moderationstyp ab. Es gibt kein richtig oder falsch, kein gut oder schlecht: Die Sitzungsleitung muss wissen und vorab kommunizieren, was ihr hilft und wo sie Unterstützung braucht. Im Zweifel gilt es während eines Online-Meetings noch mal umzudisponieren. Wenn ihr bei einer analogen Veranstaltung merkt, ihr kommt bei einer Debatte nicht mit dem Protokollieren mit, dann bittet ihr ja auch um Unterstützung. Improvisieren und während einer Veranstaltung um Unterstützung bitten, wenn es dem gelungenen Verlauf dienlich ist, ist keine Schwäche. Aber auch Improvisation fällt online umso leichter, je eingespielter ein Team ist.

 

Grundsätzlich empfiehlt es sich, bei digitalen Veranstaltungen eher mehr statt weniger Support einzuplanen, insbesondere bei Veranstaltungen mit externen Teilnehmenden oder aber wenn es um besonders wichtige Inhalte, Prozesse oder Entscheidungen geht. Auch ist es ratsam, den Ablauf tendenziell kleinteiliger und detaillierter vorzubereiten, als ihr es bei einer analogen Veranstaltung tun würdet, und den Ablauf im Gastgeber*innen-Team vorab durchzugehen oder sogar zu proben.

Wo bei einem analogen Meeting vielleicht die inhaltliche Tagesordnung als Orientierung für alle Beteiligten vollkommen ausreicht, gilt es bei digitalen Veranstaltungen zusätzlich eben auch technische Rahmenbedingungen mit einzukalkulieren. Bewährt hat sich für mich hier der Einsatz eines Moderations- und Regieplans mit entsprechenden Notizen für alle Gastgeber*innen oder auch eine erweiterte Tagesordnung, in der auch für Teilnehmende bereits Hinweise zu Tools vermerkt sind, die eingesetzt werden sollen. Eine Vorlage dazu findet sich im Anhang dieser Arbeitshilfe.

Eine solche konzeptionelle Transparenz, die der Sitzungsleitung/ Moderation vorab womöglich mehr verbindliche Festlegung abverlangt, als sie es sonst gewohnt war, zahlt sich in der Praxis aus. Denn: Im Unterschied zur analogen Veranstaltung seid ihr und eure Kolleg*innen nicht in einem echten Raum zusammen und Absprachen während einer bereits laufenden Veranstaltung sind schlicht schwieriger zu koordinieren. Auch deshalb solltet Ihr bei jedem Online-Meeting großzügig Pausenzeiten einplanen - was den Teilnehmenden ebenfalls entgegen kommen wird.  Natürlich gibt es Möglichkeiten, sich innerhalb eines Gastgeber*innenteams auch während einer digitalen Veranstaltung zu verständigen, auch wenn man sich keine Zettel über den Tisch zuschieben kann. Gute Erfahrungen haben wir beispielsweise mit einer flankierenden WhatsApp- oder SMS-Gruppe gemacht (irgendetwas, das über Handy läuft, denn Euer Computer ist ja “im Einsatz”). Aber: Jedes Problem, das ihr erst während einer Sitzung klärt, lenkt euch als Sitzungsleitung ab oder aber funktioniert nicht, ohne dass die Teilnehmenden es mitbekommen.

Insofern kann ich nur ermutigen: Macht euch vorher Gedanken über den optimalen Ablauf, nutzt die in Eurem Team vorhanden Stärken und teilt euch die Aufgaben auf. Schließlich ist nach erfolgreichem Meeting in geteilter Gastgeber*innen-Verantwortung auch die geteilte Freude umso schöner!

 

Brauchen auch die Teilnehmer*innen einer Online-Veranstaltung Vorbereitung?

Die Einbindung der Kolleg*innen ist aus meiner Sicht Pflicht. Die Vorab-Einbindung der Teilnehmenden dagegen ist Kür, kann ich aber in vielen Fällen auch nur empfehlen. Wurden bestimmte Tools schon kommuniziert und gestartet, kann im Online-Meeting schneller aktiv damit gearbeitet werden. Zum Abschluss daher ein kleiner Exkurs zum Einsatz von Tools der gemeinsamen browserbasierten Textverarbeitung, die inzwischen für viele selbstverständlich geworden ist. Ein paar Anwendungsbeispiele:

Tagesordnung & Berichtspunkte

Wenn ihr diese nicht als Word-Datei im E-Mail-Anhang, sondern mit Hilfe eines Pads o.ä. als Link für alle online zugänglich verschickt, könnt ihr etwaige Anmerkungen, Ergänzungen oder auch Berichtspunkte oder Fragen zu einzelnen TOPs bereits vorab von den Teilnehmenden für alle sichtbar eintragen und kommentieren lassen. Als Moderation habt ihr so schon im Vorfeld einen Überblick, was die Teilnehmenden bewegt, könnt euch inhaltlich vorbereiten und auch die Zeit besser kalkulieren.

Protokoll

Ein solches Pad kann auch als “Live-Protokoll” dienen, in dem die Teilnehmenden selbst Punkte korrigieren und ergänzen können. ABER: Wenn Protokolle auch als Steuerungsinstrument dienen und es auf detaillierte Formulierungen ankommt, empfiehlt es sich, trotzdem im Anschluss eine “Bereinigung” vorzunehmen und das finale Protokoll zu redigieren und als fertige Datei zu versenden (auch zur Dokumentation von Beschlüssen etc.).

Ideen-Sammlung zu Leitfragen

Wenn ihr bei eurem Meeting bestimmte Fragen ergebnisoffen diskutieren, vielleicht auch kreativ Projektideen entwickeln oder erarbeiten wollt, schickt entsprechende Leitfragen vorab an die Teilnehmenden und sammelt auch hier bereits in einem entsprechenden Pad Anregungen und Gedanken der Teilnehmenden. So habt ihr bei der Sitzung gleich eine gemeinsame Arbeitsgrundlage, an der ihr im Meeting weiterdenken und -arbeiten könnt.

Brainwriting

Statt analoge Moderationskarten zu beschreiben, kann man in der Online-Veranstaltung einfach mal 5 Minuten “schriftliches Brainstorming” einschieben, das bringt oft enorm viel und ist auch ein willkommener Icebreaker, wenn Ideenfindung oder Diskussion mündlich nur zäh in Gang kommen.

Textredaktion

In Facharbeitskreisen geht es häufig darum, Stellungnahmen abzustimmen. Für die ortsübergreifende gemeinsame Textarbeit sind Text-Editoren wie GoogleDocs, Etherpads, NextCloud Dokumente etc. sehr hilfreich: Kommentare sind personalisiert nachvollziehbar, Knackpunkte können bereits vor einem Meeting identifiziert und die Diskussion entsprechend zielorientiert moderiert werden.

Der Einsatz solcher Tools hängt davon ab, was ihr vorhabt. Ein Vorteil: ihr habt während der Videokonferenz im Zweifel mehr Zeit für den direkten Dialog und konstruktive ergebnisorientierte Diskussionen, weil ihr einiges vorab “abfangt”, das sonst viel Zeit in Anspruch nehmen würde (zum Beispiel ausführliche mündliche Berichte aller Teilnehmenden zu einem bestimmten TOP). Das Risiko ist: ihr wart im Vorfeld schon so “produktiv”, dass in den Meetings nur noch “abgehakt” wird und kaum noch eine*r eine Wortmeldung hat. Das aber sollte euch als Sitzungsleitung / Moderation nicht stressen: Nutzt freigewordene Zeit für Zwischenmenschliches, baut kreative Auflockerungselemente in eure Moderation ein oder spendiert die eine oder andere Pause mehr in Kleingruppen für SmallTalk.

 

Dieser Beitrag stammt aus unserer Broschüre "digitale Räume für analoge Veranstaltungen", als PDF herunterzuladen oder zu Bestellen bei #GleichImNetz. Im Webzeugkoffer finden sich auch noch weitere Aufsätze aus der Handreichung.

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