Auftrag und Verarbeitung definieren
Gerade beim Einsatz von Fremdfotograf*innen ist es hilfreich, schon im Vorfeld die gewünschten Motive (etwa: Bilder von Redner*innen; Bilder von der Teilnehmendenmenge; Bilder vom Infostand; Fotos, die die Atmosphäre einfangen; …) und besonders fotogene / relevante Situationen (wann passiert was auf Veranstaltung / Aktion; wann ist Person XY wo zu sehen etc.) vorauszudenken und niederzuschreiben. Weitere Angaben: Wer soll bis wann die Fotos bekommen? Wenn Termindruck gegeben ist: Wer wählt aus und bearbeitet? Auch die rechtlichen Bedingungen sollten geklärt sein, v.a. die Freigabe durch den/die Fotograf*in.

Sinnvolle Bildablage sicherstellen
Hier nur in Stichworten: die Fotos sollten ordentlich, eindeutig und wiederauffindbar abgelegt werden (incl. Nennung des/der Fotograf*in und Verwendungsbedingungen); löscht so früh wie möglich alle unbrauchbaren Fotos, weil das jede spätere Sucharbeit minimiert; pflegt die Metadaten der Fotodateien möglichst vollständig und aussagekräftig, v.a. hinsichtlich Urheber*in und Quelle / Kontakt. Da die Fotos später in verschiedenen Auflösungen und Formaten (Print, Social Media) verwendet werden, sollte stets die hochauflösendste, vollständigste Fassung in der höchsten Qualität abgespeichert werden.