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Wie plane ich eine Telefonkonferenz?

Wer sich schnell und unkompliziert im Team besprechen will, ohne am selben Ort zu sein, ist mit einer Telefonkonferenz gut beraten. Doch wie bekomme ich sie am schnellsten umgesetzt?

Was brauche ich für eine Telefonkonferenz?

  • einen Konferenztermin - Öffnet externen Link in neuem FensterOnline-Terminplaner können dabei helfen. Hier nutzen wir Öffnet externen Link in neuem Fensterwww.nuudel.de
  • einen Konferenzanbieter - siehe unten
  • hilfreich auch: eine gemeinsame Arbeitsoberfläche, Öffnet externen Link in neuem Fensterin aller Regel ein Pad. Hier nutzen wir Öffnet externen Link in neuem Fensterhttps://pad.systemli.org/, Sie können aber gern mit diversen weiteren Tools aus unseren Internen Link öffnenTool Tipps experimentieren (etwa Dokumentenbearbeitung für gemeinsame Texte, Entscheidungsfindungstools, Whiteboards, Mindmaps etc.).

Wo finde ich Telefonkonferenz-Anbieter?

Auf dem Markt finden sich jede Menge Telefonkonferenz-Anbieter mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen - von solchen mit kostenloser Einwahl, über Rufnummern, bei denen jede*r Teilnehmende einen Minutenpreis zahlt, bis hin zu Firmen mit monatlicher Grundgebühr, dafür aber umfangreichen Dienstleistungspaketen zur Planung, Moderation und Aufzeichnung solcher Konferenzen.

An Telefonkonferenzen lässt sich mit jedem modernen Festnetzapparat sowie per Smartphone teilnehmen. Die Teilnehmenden wählen sich einfach über die genannte Rufnummer ein; sie werden von einer Ansage empfangen und aufgefordert, eine Raumnummer (und ggf. noch eine PIN-Nummer) einzugeben. Bei den meisten Konferenzanbietern erhalten Sie noch eine Moderations-/Gastgeber-PIN, die eingegeben werden muss, damit die Konferenz startet, und die Ihnen zusätzliche Moderationsbefehle erlaubt.

Die untenstehenden, beispielhaft genannten Anbieter sind kostenlos, es fallen lediglich die normalen Telefongebühren an, sofern keine Flatrate existiert (Achtung: In den Flatrate-Angeboten von Öffnet externen Link in neuem Fenster1&1 sowie o2 werden die untenstehenden Nummern als Sonderrufnummern behandelt und separat abgerechnet).

  • Öffnet externen Link in neuem Fensterwww.meebl.de - unkompliziert und fix zu buchen, allerdings ist der gewählte Raum nur 72 Stunden lang gültig, die Einwahl muss daher kurzfristig angefordert und bekannt gegeben werden.
  • Öffnet externen Link in neuem Fensterwww.phonesty.de - erfordert einen ausführlichen Anmeldeprozess, dafür kann der gebuchte Konferenzraum anschließend dauerhaft genutzt werden. Zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten.
  • Öffnet externen Link in neuem Fensterwww.freeconferencecall.com/de - ist ein international tätiger Anbieter, der nach dem "Bezahl was Du willst"-Prinzip arbeitet.

Eine aktuelle Öffnet externen Link in neuem FensterÜbersicht weiterer kostenloser und -pflichtiger Anbieter findet sich bei Teltarif. 

Mit welchen Schritten lade ich zu einer Telefonkonferenz ein?

Setzen oder finden Sie einen geeigneten Zeitpunkt für die gemeinsame Telefonkonferenz (TK), etwa mit dem Online-Tool Öffnet externen Link in neuem Fensterwww.nuudel.de (siehe Öffnet externen Link in neuem FensterWebzeugkoffereintrag zur Terminfindung). Nach Ausfüllen der Terminoptionen erhalten Sie einen Bearbeitungs- und einen Teilnahme-Link – letzteren senden Sie bitte in Ihrer Terminfindungsmail an die Teilnehmenden.

Richten Sie sich Öffnet externen Link in neuem Fensterbeim gewünschten Arbeitspad-Anbieter, etwa Öffnet externen Link in neuem Fensterhttps://pad.systemli.org/, einen eigenen Online-Notizblock ein, wo Sie vorab die TK-Daten und eine Tagesordnung eintragen können. Die anfangs anzugebende Speicherfrist (1 Tag / 30 Tage / 1 Jahr) lässt sich nachträglich nicht mehr ändern; die Frist startet jeweils neu, sobald auf das Pad erneut zugegriffen wurde. Per Klick auf die beiden Pfeile (Import/Export, fünftes Icon oben rechts) können Sie das Pad jederzeit im gewünschten Format exportieren. Natürlich können Sie gern mit diversen weiteren Tools aus unseren Internen Link öffnenTool Tipps experimentieren (etwa Dokumentenbearbeitung für gemeinsame Texte, Entscheidungsfindungstools, Whiteboards, Mindmaps etc.).

Die Arbeitspads sind nicht per Suchmaschine auffindbar, aber von jeder Person, die den Link erhält, aufrufbar. Darum sollten in diesen Pads keine sensiblen Daten hinterlegt werden. Dies gilt auch für begleitende Chat-Verläufe in der rechten Spalte.

Mailen Sie den Ergebnistermin in die Runde, sobald dieser feststeht; außerdem zwei bis drei Tage vor dem Termin nochmal eine Erinnerung incl. Telefon- und Konferenzraumnummer sowie den Link zum begleitenden Arbeitspad. Falls gewünscht, können Sie die Teilnehmenden bitten, TOPs oder inhaltliche Infos und Links schon im Vorfeld im Pad zu ergänzen.

In einem separaten Beitrag haben wir Öffnet externen Link in neuem FensterModerationstipps zur Durchführung von Telefonkonferenzen zusammengetragen.


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