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Moderationstipps für Telefonkonferenzen

Oft sind es ganz kleine Details, die das Miteinander in Telefonkonferenzen (TK) ungeheuer erleichtern. Hier geben wir einige Moderationstipps, damit auch Ihre nächste TK gelingt.

Nur Mut! Telefonkonferenzen (TK) sind ein tolles Werkzeug, um sich ohne Reisemühen und -kosten abzusprechen und zu einigen. Je klarer Sie vor Beginn der Konferenz Ihre Tagesordnungspunkte, Ziele und Ihr Vorgehen haben, um so schneller und effektiver wird die Konferenz ablaufen.

Diese Moderationstipps beziehen sich auf das klassische TK-Format mit begleitendem Etherpad, wie in dem anderen Webzeugkoffer-Beitrag beschrieben. Natürlich steht es Ihnen frei, mit diversen weiteren Tools aus unseren Internen Link öffnenTool Tipps zu experimentieren (Etwa Dokumentenbearbeitung für gemeinsame Texte, Entscheidungsfindungstools, Whiteboards, Mindmaps etc.).

  • Fragen Sie zu Beginn nach, ob alle Teilnehmenden (TN) Zugriff auf das Arbeitspad haben.
  • Gewöhnen Sie Ihre TN daran, im Pad mitzuschreiben, indem Sie sie gleich zu Beginn bitten, ihren Namen dort einzutragen.
  • Bei Runden, in denen sich nicht alle kennen: Bitten Sie die TN darum, jedem Redebeitrag ihren Namen voranzustellen.
  • Bei unerfahrenen Runden: Bitten Sie die Teilnehmenden um eine ruhige ungestörte Umgebung; nach Möglichkeit sollten sie keine Freisprecheinrichtung nutzen. Ideal wäre ein Headset, sofern verfügbar. Bei Hintergrundgeräuschen sollten die entsprechenden TN ihr Mikrofon ausstellen (bei manchen Konferenzanbietern geht Stumm-/Freischaltengeht mit *1 auf Telefontastatur).
  • TKen erfordern eine hohe Disziplin und gute Struktur. Achten Sie auf klar formulierte, operationale Tagesordnungspunkte. Versuchen Sie, die Dauer der TK – und damit ihre Inhalte - auf eine Stunde zu begrenzen. Versenden Sie schriftliche Vorlagen im Vorfeld und mit genügend Vorlauf.
  • Schreiben Sie während der TK mit bzw. bitten Sie gezielt TN darum, ihren Beitrag einzutragen. Die Arbeitsnotizen können so nach Abschluss der TK gleich als Protokoll dienen. Verweisen Sie während der Konferenz ggf. auf die Zeilennummer am linken Rand des Pads, damit alle wissen, um welchen Punkt es geht.
  • Bei Meinungsabfragen: Rufen Sie die TN namentlich auf, z.B. in der Reihenfolge, wie sie sich anfangs eingetragen haben. Bei Stimmungsbildern oder Entscheidungen: Notieren Sie die Einzelpunkt im Pad und bitten Sie die TN, ihre Vorlieben mit „+1“ zu markieren.
  • Bei TKen mit sehr umfangreichem TN-Kreis kann der Chat rechts genutzt werden, um Redebedarf anzumelden (Redner*innenliste).
  • Da die TK-Anbieter derzeit (Frühjahr 2020) sehr ausgelastet sind, kann es hin und wieder zu Verbindungsabbrüchen kommen. Planen Sie bei wichtigen und zeiteffektiven TKen ein*e zweite*n Moderator*in ein, die/der im Bedarfsfall umgehend einspringen kann.
  • Fortgeschrittene TK-Moderator*innen können, sofern der gewählte TK-Anbieter dies zur Verfügung stellt, eine Moderationsoberfläche im Browser aufrufen und dort u.a. die Einwahlnummern einsehen und alle oder einzelne TN stumm schalten.

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