Wenn der Aktenordner die Pädagogik verdrängt
Wer eine Kita betreibt, einen Förderantrag stellt oder gar einen Bauantrag einreicht, begegnet einer Vielzahl administrativer Anforderungen. Aus Sicht eines überregionalen Trägers wie Fröbel – wir betreiben über 250 Einrichtungen in 13 Bundesländern – zeigt sich oftmals ein Vielfaches an Komplexität, da die bürokratischen Regeln und Vorgaben von Bundesland zu Bundesland, ja von Kommune zu Kommune abweichen. Hinzu kommt: Die frühe Bildung gehört zu den am stärksten regulierten Bereichen der sozialen Arbeit und die Regulierung ist in den letzten Jahren deutlich angestiegen. Über die Folgen dieser Entwicklung sollten wir intensiver diskutieren und ebenso darüber, welche Beiträge Träger selbst leisten können und wo politische Veränderungen notwendig sind.
Beispiele, die jede Trägerorganisation kennt
Im Bereich der Fördermittelbeantragung, vor allem in Verbindung mit Bauprojekten, werden Anträge vielerorts noch immer analog in Papierform eingereicht. Mehrfache Ausfertigungen und parallele Prüfverfahren verursachen erheblichen Aufwand, Fristen sind inkongruent und vor einer Bewilligung des Bauvorhabens ist oftmals schon eine Finanzierungsfrist überschritten.
Im pädagogischen Kernbereich kommen zahlreiche nicht-pädagogische Pflichten hinzu: Nachweise zum Infektionsschutz, Führungszeugnisse, Nachhaltigkeitsberichterstattung oder Anforderungen aus dem Lieferkettengesetz. Jede einzelne Regelung hat ihre Berechtigung. In ihrer Gesamtheit binden sie jedoch erhebliche personelle Ressourcen.
Auch die Verwaltung und Finanzierung von Kitas ist hochkomplex. Fröbel rechnet Monat für Monat nach 44 verschiedenen Finanzierungssystemen ab. Unterschiedliche Landesregelungen, kommunale Vorgaben und Förderprogramme führen zu einer Vielzahl von Nachweispflichten. Dies verursacht auf Seiten von Trägern und Verwaltungen gleichermaßen erheblichen Aufwand. In Nordrhein-Westfalen erläutert beispielsweise eine 17-seitige Ausfüllhilfe den digitalen Verwendungsnachweis, die endgültige Abrechnung erfolgt erst bis zu acht Jahre nach der Mittelverwendung.
Zeit für Dokumentation und Nachweise fehlt für die Arbeit mit Kindern, Familien und Teams. Die Folgen zeigen sich häufig erst mit Verzögerung, können aber zu Frustration und Überforderung führen. Gleichzeitig verschärfen steigende Verwaltungsanforderungen den Fachkräftemangel, weil qualifizierte Beschäftigte – insbesondere Kitaleitungen – für administrative Tätigkeiten gebunden werden.
Was wir selbst tun können und was Verwaltungen tun sollten
Viele Träger wie Fröbel investieren bereits in digitale Lösungen für Abrechnung, Personalverwaltung, Gebäudemanagement oder Elternkommunikation. Solche Systeme schaffen Entlastung, ersetzen jedoch keine strukturellen Reformen.
Aus unserer Sicht sind drei Grundsätze zentral: Neue Regelungen sollten nur geschaffen werden, wenn sie einen klaren Mehrwert bieten. Bei neuen Verwaltungsverfahren und Berichtspflichten müssen digitale Schnittstellen von Anfang an mitgedacht werden. Und Aufgaben jenseits der Pädagogik sollten möglichst dort angesiedelt sein, wo die entsprechende fachliche Expertise vorhanden ist.
Eine ehrliche Botschaft an die eigene Adresse
Haben wir als Wohlfahrtsverbände und Träger das Thema Bürokratie wirklich auf dem Schirm? Mein Eindruck ist: Noch nicht richtig und vor allem nicht laut genug. Wir verhandeln Vergütungssätze und streiten um Personalschlüssel – beides zu Recht. Die Belastungen durch Nachweispflichten, Berichtsregime und nicht anschlussfähige Verwaltungs-IT bringen wir jedoch politisch nicht mit dem Nachdruck ein, den sie verdienen.
Gerade in einer Zeit, in der zusätzliche Finanzmittel kaum verfügbar sind, ist Bürokratieabbau eine der wirksamsten Ressourcen. Jede gestrichene Nachweispflicht schafft Freiräume ohne zusätzliche öffentliche Mittel.
Konkret könnte der Paritätische gemeinsam mit seinen Mitgliedsorganisationen an mehreren Hebeln ansetzen: durch eine engere Zusammenarbeit mit den Normenkontrollräten, ein systematisches Monitoring bürokratischer Belastungen, regelmäßige Befragungen der Mitgliedsorganisationen, die stärkere Verankerung des Themas in der politischen Interessenvertretung sowie die kritische Prüfung eigener Forderungen auf mögliche Bürokratiefolgen.
Bürokratieabbau wird kein Geschenk sein. Aber wenn nicht wir die Vorschläge formulieren, wer dann? Jede Stunde weniger am Aktenordner ist eine Stunde mehr für das Kind.