Mehr Zeit für Pflege und Betreuung statt für den Schreibtisch

Die Bürokratie in der Langzeitpflege erreicht jedes Jahr neue Höchststände. Darunter leiden alle Beteiligten: Pflegebedürftige, ihre Angehörigen, Einrichtungen und ihre Mitarbeitenden, Krankenkassen, Prüfinstitutionen und Behörden. Sie ächzen unter der Last von Bundesgesetzen, bundesweiten Regelungen wie Rahmenverträgen und -empfehlungen, Richtlinien, Verordnungen und Festlegungen. 

Diese Vorgaben werden meistens in Landesrecht oder in landesspezifischen Verträgen umgesetzt. Deren Maßgaben sind ein großer bürokratischer Aufwand für Pflegeeinrichtungen. Daneben und scheinbar losgelöst davon erzeugen Regelungen in den Ländern, wie beispielsweise das „Heimrecht“, weiteren Aufwand. Die unterschiedlichen Regelungen und Anforderungen sind oft nicht aufeinander abgestimmt, so dass oftmals ein doppelter Aufwand erzeugt wird. Qualitätsaspekte in Pflegeheimen werden beispielsweise sowohl vom Medizinischen Dienst als auch von der Heimaufsicht geprüft.  

Pflegebedürftige Menschen und deren Angehörige blicken oftmals nicht durch das Dickicht der für sie relevanten Regelungen. Das Antrags- oder Genehmigungsverfahren ist eine große Belastung für sie. 

Entbürokratisierung tut dringend Not. Auch sind Personalaufwand und Kosten durch Bürokratie deutlich gestiegen. Prozesse müssen hinterfragt und teilweise gestrichen werden. Oder sie müssen überbehördlich und über die Bund- und Ländergrenzen hinweg zusammengefasst werden. Grundsätzlich muss in Zukunft das Prinzip „Once-Only“ gelten. Das bedeutet: Notwendige Daten müssen nur einmal gemeldet werden.  

Die Digitalisierung ermöglicht mehr Synergien und Effizienzen, aber die Digitalisierung von bestehenden Prozessen erzeugt oft weitere Bürokratie. Viele behördliche Anforderungen beruhen darauf, Kontrolle auszuüben. Statt Stichproben mündet sie oft in flächendeckender Überwachung. Daher brauchen wir eine Kultur des Vertrauens statt des Misstrauens.   

Auch Datenschutzprobleme müssen gelöst werden. Alle neuen Regelungen müssen sich künftig an der Prämisse „One in, one out“ orientieren: Wenn eine neue Regelung eingeführt wird, muss dafür eine andere oder alte Regelung abgeschafft werden. Dies käme einer Vollbremsung gleich. Aber das ist nur möglich, wenn alle Ebenen und Akteure aus Bund und Ländern und Kommunen einbezogen werden. 

Der Paritätische Gesamtverband hat seine von 2025 bis 2026 dauernde Federführung im Fachausschuss Altenhilfe der BAGFW genutzt und Entbürokratisierung in der Langzeitpflege zu einem Schwerpunktthema gemacht. Dazu wurde im Oktober ein umfassender Maßnahmenkatalog mit Beschreibung der Probleme und mit Lösungsansätzen erstellt und veröffentlicht.

Das ist nur ein Anfang. Weitere Präzisierungen und Ergänzungen sind erforderlich – insbesondere im Sinne von Pflegebedürftigen und ihren Angehörigen. Der entwickelte Katalog dient den handelnden Akteuren in allen Institutionen zur Orientierung, Weiterentwicklung und zur Diskussion, zum Anschieben von Maßnahmen und Lösungen und schließlich zur Umsetzung.

Die Unterteilung von Bereichen wie  

• Prüfungen, Kontrollen, Meldepflichten
• Abrechnung der Leistungserbringung
• Leistungs- und Leistungserbringungsrecht; Ausbildung / Pflegeschulen
• Vertrags- und Vergütungsverhandlungen
• Anwerbung
• Zusammenarbeit mit dem Sozialhilfeträger
• Digitalisierung
• Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz (WBVG) 

war erforderlich.  

Aus diesen Bereichen ergeben sich dringende Maßnahmen, die aus unserer Sicht unverzüglich umgesetzt oder bearbeitet werden müssen:  

1. Eine zentrale „Daten- und Kommunikationsplattform Pflege“ muss rund um die Themen Qualitätssicherung, Prüfung, Kontrollen und andere übergreifend geschaffen werden. Grundsätzlich soll damit das Prinzip eines gefilterten Holsystems für legitimierte (Prüf-)Behörden etabliert werden. Die Leistungserbringer geben zu unterschiedlichen Themen wie bspw. zur indikatorengesteuerten Qualitätssicherung, zur Tarifmeldung, zur Pflegestatistik, zum Ausbildungsfonds etc. einmal ihren Datensatz ein (“once only”). Legitimierte Institutionen greifen darauf zu.
2. Doppel- und Mehrfachprüfungen müssen durch verbindliche Absprachen und Vereinbarungen der unterschiedlichen Prüfinstitutionen abgeschafft werden.  
3. Vergütungsverhandlungen müssen für den Regelfall pauschaliert und vereinfacht werden. 
4. Leistungsabrechnung muss vollständig digitalisiert werden; verbindliche und sanktionierbare Zahlungsfristen für die Kostenträger (Pflegekassen, Sozialhilfeträger) sind einzuführen. 
5. Verordnungsverwaltung in der häuslichen Krankenpflege muss vereinfacht werden.  
6. Das Gesetz zur Regelung von Verträgen über Wohnraum mit Pflege- oder Betreuungsleistungen (WBVG) muss hinsichtlich seiner bürokratischen Auswüchse vollständig überdacht und überarbeitet werden.  

Die Entkrustung bürokratischer Strukturen in der Pflege ist eine Mammutaufgabe, die aber notwendig ist. Kein Anbieter kann es sich erlauben, immer mehr Energie in die Verwaltung von Pflege, anstatt in die eigentlichen Pflegeleistungen zu stecken.

Thorsten Mittag

Jörg F. Klam / Jörg F. Klam