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Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 1. Januar 2023 verpflichtend

Ab dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, Daten zu einer angezeigten Arbeitsunfähigkeit bei der zuständigen Krankenkasse elektronisch abzurufen. Erkrankte Arbeitnehmer*innen müssen ihrem Arbeitgeber in Zukunft keine schriftliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung („gelber Schein“) mehr vorlegen. Auf die Teilnahme an diesem elektronischen Verfahren (eAU) müssen sich Arbeitgeber vorbereiten.

Wie bisher bleiben Arbeitnehmer*innen, die sich krankmelden wollen, dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen.  

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, haben Arbeitnehmer*innen, die Versicherte einer gesetzlichen Krankenkasse sind, spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer feststellen und sich eine ärztliche Bescheinigung aushändigen zu lassen. So regelt es § 5 Abs. 1a Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) in der ab 1. Januar 2023 geltenden Fassung.

Die Pflicht der Arbeitnehmer*innen zur Vorlage der Bescheinigung beim Arbeitgeber entfällt. Der Arbeitgeber wendet sich in Zukunft, sobald er von der festgestellten Arbeitsunfähigkeit erfahren hat, an die jeweilige Krankenkasse und ruft die Daten dort elektronisch ab:

  • Name,
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
  • Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
  • Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung,
  • ggf. Angaben dazu, ob es Anhaltspunkte für einen (Arbeits-)Unfall gibt.

Arbeitgeber müssen daher in Zukunft von sich aus aktiv werden und die Daten bei der zuständigen Krankenkasse zeitnah abrufen, damit sie insbesondere für die Entgeltabrechnung verfügbar sind. Dies erfordert, vor allem wenn bei der Abrechnung auch noch Dienstleister involviert sind, entsprechende organisatorische Absprachen und Vorkehrungen.

Vom Arzt oder von der Ärztin erhalten Arbeitnehmer*innen auch in Zukunft noch eine schriftliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die jedoch nicht mehr vorgelegt werden muss, sondern lediglich als Beweismittel dient, wenn zum Beispiel die elektronische Übermittlung der Daten, aus welchen Gründen auch immer, nicht gelingt oder es nachfolgend Streit über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit geben sollte. An der schriftlichen Bescheinigung soll nach dem Willen des Gesetzgebers solange festgehalten werden, bis ein für den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit geeignetes elektronisches Äquivalent mit gleich hohem Beweiswert zur Verfügung steht.

Auch Minijobber*innen nehmen an dem neuen elektronischen Verfahren teil, so dass Arbeitgeber die zuständige Krankenkasse nun kennen, notfalls nachträglich erfragen müssen. Zukünftig empfiehlt sich eine standardisierte Abfrage bei Einstellung.

Das neue elektronische Verfahren gilt dagegen insbesondere nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer*innen, für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Ausland und für sonstige -Bescheinigungen (zum Beispiel für Beschäftigungsverbote).

Weitergehende Informationen für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten und eine Verfahrensbeschreibung stellt der GKV-Spitzenverband zur Verfügung (siehe unter "Weiterführende Links").