Ordio

Unternehmen
Ordio ist eine cloudbasierte Software für Personalmanagement und Lohnabrechnung, die den Schichtbetrieb automatisiert. Sie vereint Zeiterfassung, intuitive Schichtplanung und weitere Aspekte des Personalmanagements auf einer Plattform.
Über die vorbereitende Lohnbuchhaltung hinaus kann Ordio die Lohnabrechnung vollständig übernehmen – bis zur Auszahlung der Nettolöhne. Die digitale Personalakte verwahrt Verträge, Krankmeldungen und weitere Dokumente sicher, automatisierte Checklisten vereinfachen Abläufe und stellen sicher, dass Aufgaben zuverlässig erledigt werden. Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit werden zentral verwaltet.
Mit Nano steht zusätzlich ein integrierter KI-Agent zur Verfügung: Er versteht die Planungsdaten, erkennt Engpässe frühzeitig, schlägt passende Schichtbesetzungen vor und übernimmt wiederkehrende Aufgaben in Kommunikation, Personalverwaltung und Dokumentation. 
Über das System erhalten Administratoren einen Überblick über personelle Belange und Mitarbeitende können selbst die von ihnen benötigten Informationen (z. B. Stammdaten, Verfügbarkeiten) zur Verfügung stellen. So werden Mitarbeitende eingebunden und Arbeitsprozesse erleichtert.
Die Server der Firma Ordio stehen ausschließlich in Deutschland und gewähren ein Höchstmaß an Sicherheit. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform.

Vorteile durch Nutzung
Ordio hat zum Ziel, in den eingesetzten Organisationen dafür zu sorgen, dass mehr Zeit für das Wesentliche bleibt. Durch die Automatisierung von Organisationsprozessen können sich die Mitarbeitenden auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und müssen weniger Zeit für organisatorische Prozesse aufwenden.
Ordio bietet eine Kostenoptimierung durch Einsparung von Arbeitsaufwand für Organisationen. Die Abrechnung erfolgt pro Standort und nicht pro Mitarbeitendem – gerade bei hoher Teilzeit- und Aushilfsquote, wie sie in sozialen Einrichtungen üblich ist, bleiben die Kosten damit planbar.
Ordio wird bereits von über 2.500 Unternehmen und Organisationen im Schichtbetrieb eingesetzt und deckt den gesamten Ablauf von der Mitarbeiteranmeldung bis zur fertigen Lohnabrechnung ab – ohne Systembrüche und ohne versteckte Zusatzkosten.

Funktionalitäten
Ordio bildet den gesamten Ablauf ab – von der Mitarbeiteranmeldung über die Planung bis hin zur Datenerstellung für die Lohnabrechnung:

• Intelligente Schichtplanung – inkl. selbstständiger Ersatzsuche, Schichttausch, Vorlagen und wiederkehrender Dienstpläne
• KI-Agent Nano – automatisierte Dienstplanvorschläge, Erkennung von Konflikten und Regelverstößen
• Gesetzeskonforme Zeiterfassung – inkl. Änderungsanträgen, Arbeitszeitkonto, intelligenten Pausenregeln, individuellen Toleranzen und Dokumentation von Verspätungen
• GPS-Standort-Prüfung und digitale Signatur-Verifizierung beim Ein- und Ausstempeln
• Team Terminal – Stempeluhr auf Tablet oder externen Terminals der Firma Datafox
• Management von Verfügbarkeiten und Abwesenheiten – Urlaubs- und Abwesenheitsplaner, Urlaubskontingente, Krankmeldungen, Genehmigungsworkflows
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung und automatische Lohnabrechnung – inkl. Exporten in den Formaten DATEV Lodas, DATEV Lohn und Gehalt sowie Addison
• Digitale Personalakte – zentrale Stammdaten, Verträge und Nachweise pro Mitarbeitendem
• Intelligentes Dokumentenmanagement – automatisierte Ablage, Fristen- und Ablaufüberwachung (z. B. Zertifikate, Führungszeugnisse)
• Individuelle Checklisten, Formulare und Aufgabenmanagement – z. B. für Onboarding, Übergaben oder Hygienedokumentation
• Mitarbeitenden-App (iOS und Android) – Dienstplan, Zeiterfassung, Abwesenheitsanträge und Dokumente mobil
• Mitteilungen und Broadcast Push Notifications – an alle Mitarbeitenden, einzelne Gruppen oder bestimmte Personen
• Reporting und Analyse – Vergleich von Plan- und Ist-Stunden, Personalkosten, Auswertungen je Standort
• Individuelle Rechte und Rollen innerhalb einer Organisation, auch standortübergreifend
• Veranstaltungskalender für Termine, Events und Sonderdienste
• Ordio App Store, Public REST-API (JSON) und Partner-Integrationen – Anbindung an bestehende Systeme

Funktionsumfang der Pakete: Die Pakete bauen aufeinander auf – jedes höhere Paket enthält alle Funktionen der darunterliegenden.

Starter

• Intuitive Schichtplanung
• Digitale Personalakte
• Automatisierte Dokumentenverwaltung
• Urlaubs- und Abwesenheitsplaner
• Individuelle Rechte und Rollen
• Automatische Lohnabrechnung
• Mitarbeitenden-App (iOS und Android)
• Nano – KI-Agent
• Ordio App Store
• Reporting und Analyse

Plus – zusätzlich zu Starter

• Gesetzeskonforme Zeiterfassung
• GPS-Standort-Prüfung
• Digitale Signatur-Verifizierung
• Team Terminal
• Broadcast Push Notifications
• Intelligente Pausenregeln
• Individuelle Toleranzen
• Dokumentation von Verspätungen

Pro – zusätzlich zu Plus

• Individuelle Checklisten und Formulare
• DATEV- und Lohnabrechnungs-Export
• Public REST-API (JSON)
• Partner-Integrationen

Nutzung für Mitarbeitende
Die Nutzung von Ordio ist intuitiv und individuell einstellbar.
Mitarbeitende können Ordio per App oder per Webzugang über unterschiedliche Geräte nutzen (Laptop oder Computer, Tablets der Organisation, das eigene Smartphone oder externe Terminals der Firma Datafox).
Die Anwendung ist auf eine intuitive Bedienung durch die Mitarbeitenden ausgelegt und über die App einfach zu bedienen. Der Administrator kann Ordio über den Laptop oder Computer einrichten und dort die notwendigen Planungen und Einstellungen vornehmen.

Testphase
Die Kontaktaufnahme mit Ordio erfolgt entweder über den direkten Kontakt mit dem Ansprechpartner oder über die Registrierung auf der bereitgestellten Landingpage.
Hier gibt es die Möglichkeit, eine Demonstration des Produktes anzufragen oder Ordio bis zu 30 Tage kostenlos selbst zu testen. Diese Testphase erfolgt, ohne dass Zahlungsmittel hinterlegt werden müssen.

Support
Ordio unterstützt den Kunden beim Einrichtungsprozess sowie während der Nutzung. Kunden von Ordio haben auf der Startseite ihres Accounts Zugriff auf das „Helpcenter“, welches Artikel und Videos zu den häufigsten Fragen der Nutzung zur Verfügung stellt.
Ergänzend steht der „Support Chat“ zur Verfügung, in dem Fragen innerhalb kürzester Zeit von einem Mitarbeitenden von Ordio beantwortet werden (keine künstliche Intelligenz).

Über den YouTube-Kanal stehen weitere Informationen zu Ordio sowie visuelle Hilfe zur Bedienung der Software zur Verfügung.

Preisstruktur
Ordio ist für Organisationen jeder Größe geeignet, die im Schichtbetrieb arbeiten, und wird bereits in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt – wie der Gesundheits- und Pflegebranche, in sozialpädagogischen Einrichtungen oder NGOs.
Das Preismodell orientiert sich an Standorten, nicht an der Anzahl der Mitarbeitenden, und wird entsprechend abgerechnet.
Ordio ist in verschiedenen Paketen verfügbar, die über unterschiedliche Funktionsumfänge verfügen. Zusätzliche Funktionen können flexibel hinzugebucht werden.

Zusätzlich buchbare Funktionen

Unabhängig vom gewählten Paket lassen sich folgende Funktionen ergänzend hinzubuchen. Add-ons werden ausschließlich monatlich abgerechnet.