Tools beim Digi-Dienstag: Online-Software für E-Mail-Newsletter
Wie funktioniert Online-Software für E-Mail-Newsletter und was sollte bei der Auswahl beachtet werden? Dominique Souren, Projektkoordinator für Digitalisierung und Engagement bei der Stiftung Unionhilfswerk Berlin, führte uns beispielhaft durch das Tool Mailjet, stellte die wichtigsten Funktionen vor, gab Tipps für den Einstieg und Hinweise auf Anbieteralternativen.
Online-Software für E-Mail-Newsletter
Dominique Souren, Projektkoordinator für Digitalisierung und Engagement, fragte sich, mit welchem digitalen Medium die Stiftung Unionhilfswerk Berlin ihre Zielgruppe der freiwillig Engagierten am besten erreichen würde. Die Wahl fiel auf ein Newsletter-Tool, welches online im Browser bedient wird und mit dem individualisierte Mailings an Kontaktlisten verschickt werden können. Darüber kann die Stiftung ihre Freiwilligen regelmäßig informieren und zuverlässig erreichen.
Vor der Recherche nach einem geeigneten Tool sollten zunächst die Bedarfe und Rahmenbedingungen geklärt werden. Beim Versand von Mails an größere Kontaktlisten könnten, zumindest bei Gratisangeboten, Versandbeschränkung im Weg stehen. Viele Tools bieten relevante Funktionen wie Analysewerkzeuge und Anmeldeformulare für die eigene Webseite an. Ist das Budget festgelegt, sollte zwischen Einmal-Lizenz und Abonnements entschieden (in unserem Veranstaltungsprotokoll haben wir dazu Argumente gesammelt) sowie auf die angebotenen Zahlungsweisen und mögliche Rabatte für gemeinnützige Organisationen geschaut werden.
Bei vielen Organisationen erfordern die Vereinsstruktur und Zuständigkeiten in der Organisation weitere Funktionalitäten der Software. So z.B. die Unterteilung der Lizenz in Unterkonten oder die Erstellung mehrerer Logins. Mitarbeitenden, die den Newsletter aufsetzen und verwalten, kann bei technischen Fragestellung ein solider Kundensupport zur Seite stehen. Nur wenige (meist teurere) Anbieter haben einen Telefonsupport, denn hier wird leider in der Regel gespart.
Obligatorisch und immer zu beachten ist die DSGVO-Kompatilität: die Anbieter sollten ihre Server in der EU oder Deutschland stehen haben und die Möglichkeit bieten, einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) abzuschließen. Einen AV-Vertrag muss nach EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jedes Unternehmen abschließen, das personenbezogene Daten von einem Dienstleister verarbeiten lässt.
Die Auswahl an Software-Anbietern ist immens und deckt jeglichen Bedarf. Dominique rät, sich über Vergleichsartikel für Newsletter-Software einzulesen und einen Überblick zu verschaffen. Auf Basis der Recherche und den zuvor definierten Bedarfen und Voraussetzungen kann eine Top 3 von Anbietern entwickelt werden. Für diese Auswahl wird jeweils ein Test-Account eröffnet und die Software mit ihren Funktionen ausprobiert.
Mailjet
Die Stiftung Unionhilfswerk hat sich aufgrund ihrer Auswahlkriterien, einem persönlichen Rat, dem Rabatt für gemeinnützige Organisationen und dem europäischer Server des Anbieters, für Mailjet entschieden.
Zu Beginn wurden die Zugänge zur Software und der E-Mail-Versand eingerichtet sowie die Wunsch-E-Mailadresse definiert. In der Regel bieten Dienstleister umfassende Dokumentationen und Anleitungen an, die bei der Einrichtung helfen.
Kontaktlisten können kann neu erstellt oder eine bestehende hochgeladen werden. Den Kontakten können Eigenschaften, wie Wohnort, Arbeitsbereich, Interessen zugeordnet und der Newsletter später an verschiedene Empfängergruppen verschickt werden. Dafür müssen die Daten im Anmeldeformular abgefragt werden. Die Pflege der Kontaktliste (Abmeldungen und Anmeldungen, Rückläufer) erfolgt weitgehend automatisch und trägt zur Qualität der Adressliste bei. Für die verschiedenen Kontaktlisten können auch unterschiedlich gestaltete Newsletter versendet werden (z.B. mit speziellem Header nur für Mitglieder). Vor dem ersten öffentlichen Versand sollten Anmeldeformular und Newsletter unbedingt getestet werden.
Das Anmeldeformular wird zur Integration auf der eigenen Webseite erstellt. Dabei sind die Felder bzw. Kategorie frei wählbar. Es ist ein DSGVO-konformes Formular, das mit einer Checkbox zur Bestätigung der Datenschutzvereinbarung und -rechte versehen ist. Nach Fertigstellung wird ein Html-Code erstellt, der unkompliziert in Website integriert werden kann.
Der Newsletter wird im Editor erstellt. Hierfür steht eine Vorauswahl von Formaten und Templates zur Verfügung. Die Elemente wie Textfelder, Bilder oder Social Media Links können per “drag & drop” eingefügt werden.
Mit Hilfe der Statistik-Funktion kann die Qualität des Newsletters und der Adressen überprüft werden. Maßzahlen sind z.B. der Anteil der geöffneten E-Mails, die Anzahl der Klicks, in welchem Zeitraum der Newsletter geöffnet wurde, die beliebtesten Links oder Abbestellungen.
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