Wie plane ich eine Telefonkonferenz?

Mit welchen Schritten lade ich zu einer Telefonkonferenz ein?

Setzen oder finden Sie einen geeigneten Zeitpunkt für die gemeinsame Telefonkonferenz (TK), etwa mit dem Online-Tool www.nuudel.de (siehe Webzeugkoffereintrag zur Terminfindung). Nach Ausfüllen der Terminoptionen erhalten Sie einen Bearbeitungs- und einen Teilnahme-Link – letzteren senden Sie bitte in Ihrer Terminfindungsmail an die Teilnehmenden.

Richten Sie sich beim gewünschten Arbeitspad-Anbieter, etwa https://pad.systemli.org/, einen eigenen Online-Notizblock ein, wo Sie vorab die TK-Daten und eine Tagesordnung eintragen können. Die anfangs anzugebende Speicherfrist (1 Tag / 30 Tage / 1 Jahr) lässt sich nachträglich nicht mehr ändern; die Frist startet jeweils neu, sobald auf das Pad erneut zugegriffen wurde. Per Klick auf die beiden Pfeile (Import/Export, fünftes Icon oben rechts) können Sie das Pad jederzeit im gewünschten Format exportieren. Natürlich können Sie gern mit diversen weiteren Tools aus unseren Tool Tipps experimentieren (etwa Dokumentenbearbeitung für gemeinsame Texte, Entscheidungsfindungstools, Whiteboards, Mindmaps etc.).

Die Arbeitspads sind nicht per Suchmaschine auffindbar, aber von jeder Person, die den Link erhält, aufrufbar. Darum sollten in diesen Pads keine sensiblen Daten hinterlegt werden. Dies gilt auch für begleitende Chat-Verläufe in der rechten Spalte.

Mailen Sie den Ergebnistermin in die Runde, sobald dieser feststeht; außerdem zwei bis drei Tage vor dem Termin nochmal eine Erinnerung incl. Telefon- und Konferenzraumnummer sowie den Link zum begleitenden Arbeitspad. Falls gewünscht, können Sie die Teilnehmenden bitten, TOPs oder inhaltliche Infos und Links schon im Vorfeld im Pad zu ergänzen.

In einem separaten Beitrag haben wir Moderationstipps zur Durchführung von Telefonkonferenzen zusammengetragen.