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Graphik: Computer-Monitor mit Konferenzansicht

Webzeugkoffer: Wie organisiere ich eine Videokonferenz?

Erstellt von Kay Schulze

Es tut gut, sich im Team trotz räumlicher Trennung auch mal ins Gesicht schauen zu können. Videokonferenzen sind daher sehr gefragt – und der Markt an Angeboten ist entsprechend groß. Wir stellen beispielhaft ein paar Möglichkeiten vor.

Was benötige ich für Technik?

Kommerzielle Videokonferenzanbieter erlauben diverse Möglichkeiten der Teilnahme.  Die beste besteht in einem PC oder Laptop mit (eingebauter) Webcam und einem Headset zwecks Sprachqualität. Meist gibt es ein kleines Dienstprogramm („Clienten“), das auf dem Rechner installiert werden muss; wer sich nichts installieren darf oder möchte, kann auf den Browser ausweichen, genießt aber nicht die volle Funktionsvielfalt. Alternativ gibt es meist auch Apps für Smartphones, die ebenfalls Zugang mit Bild und Ton ermöglichen. Wer kein Internet zur Verfügung hat, kann sich über spezielle Telefonnummern dazu wählen – muss dann aber auf die Videokonferenz-Vorteile ganz verzichten. Auch ein fehlendes Mikrofon am Rechner kann durch einen begleitenden Telefonanruf ersetzt werden.

Die Gratis-Alternativen arbeiten mit einer speziellen Browserfunktion („WebRTC“), die es aber nur in den aktuellsten Versionen von Chrome, Firefox, Opera, Safari oder Edge gibt. In der Regel funktioniert der Browser Chrome am besten.

Den browserbasierten Varianten ist gemein, dass der Browser selbst eine Sicherheitsabfrage zwischen schaltet, ob der Seite XY der Zugriff auf Webcam und Mikrofon gewährt wird. Manchmal geht diese Sicherheitsabfrage unter oder die Erlaubnis „hakt“ – in dem Fall ist es hilfreich, den Browser bzw. die Anmeldung nochmal neu zu starten.

Üblicherweise erlauben Videokonferenzen neben dem Austausch per Video auch noch einen parallelen Live-Chat (z.B. zum Hinterlegen von Links) sowie das Screen-Sharing, also das Übertragen des eigenen Bildschirms an alle Beteiligten. Auf diese Weise kann z.B. eine Präsentation angeschaut, eine Softwarebedienung erklärt oder ein Text diskutiert werden. Kommerzielle Anbieter bieten darüber hinaus noch zahlreiche Optionen z.B. zur Durchführung von professionellen Online-Seminaren, Abstimmungstools, Whiteboard, Markierungsfunktion, Kleingruppenräume, Branding etc. etc. In einem separaten Webzeugkoffer-Beitrag geben wir Moderationstipps für Videokonferenzen und Hinweise, wie sich einige dieser Funktionen gezielt einsetzen lassen.

Videokonferenzen belasten die Bandbreite recht stark, jede*r Teilnehmende erhält die Videostream aller anderen Teilnehmenden auf den eigenen Rechner. So kann zum einen der eigene Haus-Internetanschluss zum Nadelöhr werden; in Stoßzeiten sind zudem die Server der Anbieter überlastet. In diesem Fall empfehlen wir, möglichst viele Webcams auszuschalten und/oder auf Smartphone-Zugang zu wechseln (Smartphones senden ihr Bild mit angepasster Datenrate).

Einige Videokonferenz-Angebote zum Ausprobieren

An dieser Stelle stellen wir einige Anbieter vor, mit denen in unserem Umfeld gearbeitet wird. Eine Entscheidungshilfe findet sich im separaten Beitrag "Welcher Videokonferenzanbieter passt zu uns?".

Jitsi Meet

Jitsi Meet ist eine Open Source-Software, die verschlüsselte Videokonferenzen erlaubt. Voraussetzung ist die Anmeldung über einen Jitsi Meet Server. Auch Jitsi arbeitet browserbasiert (am besten über Chrome), bietet aber zusätzlich noch eine Android- und iOs-App an. Die Verbindungstechnik bietet durchgängig verschlüsselte Konferenzen nur zwischen zwei Personen an. Bei Gruppenkonferenzen ist nur der Weg zum und vom Server verschlüsselt, deswegen ist es sinnvoll, sich einen vertrauenswürdigen Jitsi-Server auszuwählen. Eine Anleitung zur Nutzung incl. einiger Serveradressen findet sich im verlinkten Artikel.
Nach unseren Erfahrungen eignet sich Jitsi Meet gut für kleine Gruppen von 5-6 Personen, bei >10 Personen wurde es hakelig. Zudem arbeitet das Programm weiterhin am besten mit Chrome; Firefox hat immer mal wieder Probleme.
Anmeldung direkt über Aufruf der erwählten Serveradresse.
Empfehlenswerte Adressen siehe Artikel oben sowie
https://jitsi.rocks/ - nichtkommerzieller, antifaschistischer Serverknoten
https://meet.philunet.de/ - Jitsi-Server in NRW, Empfehlung eines Paritätischen Kollegen.
Eine umfangreiche Liste diverser Jitsi-Server gibt es im verlinkten Wiki.

Zoom

Zoom ist ein kommerzieller Videokonferenzanbieter mit verschiedenen Preismodellen. Es erlaubt jedoch kostenlose Videokonferenzen für max. 100 Teilnehmende und bis zu 40 Minuten (anschließender Neustart möglich). Voraussetzung ist eine Anmeldung. Zoom funktioniert am besten mit der angebotenen Client-Software, läuft aber auch im Browser (siehe Kommentar im Abschnitt Technik). Der Anbieter ist vergleichsweise günstig, eine Lizenz kann im Team geteilt werden und ermöglicht beliebig viele Videokonferenzen nacheinander; für gleichzeitige Konferenzen braucht es entsprechend viele Lizenzen (allerdings ermöglicht Zoom ab der Pro-Version sogenannte "Breakout-Rooms", also die zeitweilige Aufteilung der Hauptkonferenz in Unter-Arbeitsgruppen von bis zu sechs Personen). Stifter-helfen.de bietet Zoom mit vergünstigten Preisen für NGOs.
Zoom steht aufgrund seines Erfolges derzeit (Frühjahr 2020) unter starker Beobachtung. Der Dienst gilt als einer der komfortabelsten und zuverlässigsten, zugleich tauchen Sicherheits- und Datenschutzbedenken auf, die von Zoom derzeit bearbeitert werden. Mit der Web-App (Download des Zoom-Clients verneinen und im Browser den Link "Sie können es nicht herunterladen? Sie können es dennoch starten, indem Sie hier klicken." anwählen) lässt sich dennoch datensparsam an einer Zoom-Konferenzen teilnehmen. Die Gefahr eines unerwünschten Zuschaltens Dritter lässt sich durch einfache Vorsichtsmaßnahmen minimieren.
https://www.zoom.us/

Cisco Webex

Ciscos Kostenlos-Angebot ist die größte Konkurrenz zu Zoom: Auch bei Cisco können bis zu 100 Teilnehmende konferieren, und das sogar ohne Zeitbeschränkung. Der Dienst bietet eine ganze Reihe zusätzlicher Funktionen, etwa Konferenzplanung, einen Personal Room, Umfragen, Aufzeichnungen, Dateitransfer oder ein Whiteboard; die Konferenz passt ihren Datenstrom automatisch der Bandbreite an. Webex lässt sich per Client-Software sowie über den Browser nutzen, zudem ist die Einwahl per Telefon möglich. Wie bei Zoom oder Jitsi sind Gruppenkonferenzen nur Transport-,  nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Die US-amerikanische, aber auch in Deutschland ansässige Firma bietet ihren Dienst DSGVO-konform an. In unseren Versuchen war die Konferenzplanung nicht ganz selbsterklärend, zudem funktionierte die Browser-App nicht ganz problemlos (was bei den Konkurrenzprodukten aber auch oft der Fall ist).
https://www.webex.com/de/video-conferencing.html 

Blizz

Blizz ist ein Angebot der Firma Teamviewer, die viel Erfahrung bezüglich Datenschutz und Verschlüsselung vorweisen kann. Auch für Blizz-Videokonferenzen muss eine Client-Software installiert werden, eine Webapp gibt es nicht – alternativ ist aber die Einwahl per Telefon möglich. In der kostenlosen Variante können bis zu fünf Personen konferieren, mit dem Clienten lassen sich Videokonferenzen planen und Teilnehmer*innen verwalten, Chats sind unabhängig von einer Videokonferenz möglich, neben Screen-Sharing bietet die Software sonst keine weiteren Funktionen. Der Dienst kann über ggf. vorhandene Teamviewer-Accounts genutzt werden. Blizz ist DSGVO-konform.
https://www.blizz.com/de/

Alfaview

Alfaview bietet bis 31.7.2020 einen erweiterten Tarif alfaview free plus für gemeinnützige Institutionen der Daseinsfür- und vorsorge. Dieser umfasst bis zu 20 Konferenzräume mit bis zu 50 Teilnehmenden; außerdem die Option von bis zu 10 gleichzeitig nutzbaren Unterräumen. Für die verschlüsselten Videokonferenzen muss eine Clientsoftware runtergeladen werden; diese lässt sich auch auf Firmenrechnern installieren. Eine Einwahl per Telefon ist nicht möglich. Die Verwaltung der Räume und Teilnehmenden geschieht über den Browser. Die Konferenzräume sehen keine feste Reservierung vor, allerdings lassen sich Gruppenlinks (für Externe) mit Ablaufdatum einrichten. Die deutsche Firma bietet ihren Dienst DSGVO-konform an.
https://alfaview.com/

Videokonferenzen per Messenger

Zahlreiche Messengersysteme bieten ebenfalls Videoanruffunktionen für zwei Personen oder im kleinen Kreis an. Genannt seien hier Google Hangouts / Meet, Facebook Messenger, Skype oder Facetime. Über den DSGVO-konformen Messenger Wire lassen sich Videokonferenzen mit bis zu vier Personen führen. Auch Teamarbeits- und Projektmanagementsuiten enthalten teilweise Videokonferenzfunktionen, etwa Microsoft Teams.

Barrierefreie Videokonferenzen?

Die Bundesarbeitsgemeinschaft Selbsthilfe hat einen umfangreichen Leitfaden samt Marktüberblick zu Online-Konferenz-Tools zusammengestellt, der neben Fragen der Nutzer*innenfreundlichkeit und des Datenschutzes ganz besonders auch die Barrierefreiheit der jeweiligen Angebote in den Blick nimmt. Laut BAG lässt sich derzeit keines der untersuchten Tools uneingeschränkt empfehlen. Höchst empfehlenswert ist dafür der besagte Leitfaden, der insgesamt acht Anbieter ausführlich unter die Lupe nimmt und hilft, die eigenen Anforderungen zu klären und die Auswahl einzugrenzen.