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Digitale Räume für analoge Veranstaltungen

Wir alle haben im letzten halben Jahr Erfahrungen mit Videokonferenzen gesammelt. Sei es bei beruflichen Meetings aus dem Homeoffice oder bei familiären Geburtstags-Video-Chats. Dabei mussten wir einige technische Pannen miterleben. Aber wir haben auch wahnsinnig viel gelernt. Allen, die in nächster Zeit vor der Herausforderung stehen, selbst größere Fachveranstaltungen, Klausurtagungen und ähnliches online organisieren zu müssen, weil eine Präsenzveranstaltung (noch) keine Option ist, möchten Mut machen und Tipps und Werkzeuge an die Hand geben.

Wir kennen es alle: technische Pannen, wie instabile Internetleitungen, Ton- oder Bildprobleme, das Rausfliegen aus Meetings, der versehentliche Besuch im falschen Meeting oder das “Einfrieren” der Webcam. Uns im Paritätischen Gesamtverband ging es uns da nicht anders. Wir haben sämtliche Gremiensitzungen, Bewerbungsgespräche und selbst Pressekonferenzen zwangsläufig virtuell abhalten müssen. Wir haben mehrtägige Fachtagungen, Teamklausuren und Arbeitskreistreffen per Videokonferenz organisiert. Wir haben dabei selbst diese nervenaufreibenden Momente erlebt und überlebt und gleichzeitig auch sehr viele sehr positive Erfahrungen gemacht. Vor allem aber haben wir eins: Viel voneinander und miteinander gelernt.

Allen, die in nächster Zeit vor der Herausforderung stehen, selbst größere Fachveranstaltungen, Klausurtagungen und ähnliches online organisieren zu müssen, weil eine Präsenzveranstaltung (noch) keine Option ist, möchten wir Mut machen und Tipps und Werkzeuge an die Hand geben. Digital funktioniert zwar einiges anders, aber nicht unbedingt schlechter. So sorgt der Wegfall zeitaufwendiger Reisezeiten beispielsweise nicht selten für überraschend hohe Teilnehmendenzahlen. Vieles spricht zudem dafür, dass auch nach Corona digitale Veranstaltungen regelhafter Bestandteil einer neuen ergänzenden Veranstaltungspraxis bleiben, weil wir uns als Gesellschaft weiterentwickelt haben.

Einloggen und loslegen? Was digitale Veranstaltungen noch brauchen

Für viele ist es eine rein technische Frage, ob und wann und wie ich eine analoge Veranstaltung ins Netz hole. Wir haben in den vergangenen Monaten die Erfahrung gemacht: Es ist viel mehr als das! Wie übertrage ich eine gute Atmosphäre, welche Haltung nehme ich vor dem Laptop ein? Wie teile ich mir eine Online-Moderation mit Kolleg*innen auf und wie kann ich online meine Teilnehmer*innen bei Laune halten, sie die Inhalte mitbestimmen lassen, ihre Wünsche, Meinungen, Stimmungen involvieren? Auf all diese Fragen gibt es viele verschiedene Antworten sowie Empfehlungen für Online-Tools, die eure Vorhaben unterstützen.

Rezepte für euer Veranstaltungsformat

Die Veranstaltungen, die die Mitgliedsorganisationen des Paritätischen digital statt analog stattfinden lassen müssen, reichen von internen kleine Veranstaltungen, wie Teammeetings oder Arbeitsgruppentreffen, über Gremiensitzungen und Online-Workshops, bis hin zu großen Fachveranstaltungen, wie Tagungen und Kongressen.

Zum Teil haben die Formate sehr unterschiedliche Veranstaltungsanforderungen, sind sich in anderen Dingen wiederum sehr ähnlich. Zu Beginn hilft es, sich über die wesentlichen Merkmale der Veranstaltung bewusst zu werden. Stellt euch ein Szenario vor, in dem die Veranstaltung klassischerweise analog stattfindet. Anschließend kann die didaktische Aufbereitung des Online-Raums geplant werden, sowie Moderation, Technik und hilfreiche ergänzende Tools, mit denen diese Veranstaltung online – möglichst ähnlich – zur Präsenzveranstaltung durchgeführt werden kann. Empfehlenswert ist auch eine Checkliste, die an die wichtigsten To dos erinnert und hilft, den Überblick zu bewahren.

Die vielen Tools und ihre Besonderheiten

Bei der Auswahl des Werkzeugs für das jeweilige Format gibt es einige Kategorien, an denen wir uns bei der Enscheidungsfindung orientieren können. Wie Nutzer*innenfreundlich ist das Werkzeug und welche Anforderungen ergeben sich bei der Nutzung für die Teilnehmer*innen der Veranstaltung? Bietet das Werkzeug die Funktionen, die ich benötige und unterstützt es das Ziel der Arbeitsphase? Erfüllt das Tool meine Anforderungen an Barrierearmut, Datenschutz und den allgemeinen Nutzungsbedingungen?

Diese Arbeitshilfe macht euch fit für eure digitalen Veranstaltungen!

Das #GleichImNetz-Projektteam hat eine Arbeitshilfe entwickelt, die für alle gängigen Veranstaltungsformate Tools und Techniken empfiehlt, mit denen die wichtigsten Merkmale, Besonderheiten und auch andere Bedürfnisse vielfältiger Veranstaltungen souverän, verantwortungsbewusst und mit Freude auch online zum Erfolg gebracht werden können. Neben Checklisten für die vorgestellten Veranstaltungsformate, einer Vorlage für ein Moderationsdrehbuch, stellen wir die empfohlenen Online-Tools in kompakten Steckbriefen vor.

Zum Download: Arbeitshilfe "Digitale Räume für analoge Veranstaltungen"

Autorin:
Gwendolyn Stilling ist Pressesprecherin und Abteilungsleiterin der Abteilung Öffentlichkeitsarbeit, Presse und Kampagnen beim Paritätischen Gesamtverband.

Dieser Beitrag erschien zuerst als Blogbeitrag auf der Website www.der-paritaetische.de

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