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Titelseite der Handreichung Datenschutz bei Kollaborationstools
Ein Leitfaden erstellt für den Paritätischen Wohlfahrtsverband von Dr. Olaf Koglin

Handreichung: Tipps mit Umgang mit Datenschutz bei Kollaborationstools

Die wunderbare Welt der Online-Tools macht die virtuelle Zusammenarbeit vielfach leichter und unterhaltsamer. Doch gerade bei den populären Angeboten werden oftmals Datenschutzbedenken laut. Dr. Olaf Koglin, Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Datenschutzrecht, gibt Tipps zur Bewertung und zum Umgang mit diesem Zwiespalt.

Datenschutz ist in der digitalisierten Gesellschaft ein zentrales Grundrecht und elementar wichtig. Im Arbeitsumfeld vereint es den Schutz von Persönlichkeit und Privatsphäre einer*s jeden Einzelnen mit dem, was im produzierenden Gewerbe Aufgabe des Arbeitsschutzes war: Für sichere und rechtskonforme Arbeitsmittel und Arbeitsumfelder zu sorgen.

Gleichzeitig verlangen Digitalisierung, Innovation und agiles Arbeiten, auf Neuerungen und Veränderungen schnell zu reagieren. Die Nutzung neuer Software setzt dank der Cloud nicht langwierige Ausschreibungen, Lizenzverhandlungen und neue Server voraus, sondern einen Klick auf der Website des Anbieters. Wenn das Software as a Service-Angebot wie so oft kostenlos nutzbar ist, bekommt der Arbeitgeber häufig gar nicht mit, welche Daten der*die Mitarbeiter*in in welchem Land verarbeiten lässt. Da im Wesen von Kommunikation liegt, dass andere beteiligt sind, wird einem leider auch häufig die Entscheidung über ein Tool vorgegeben: Wer hat es noch nicht erlebt, dass Geschäftspartner für die wichtige Videokonferenz einen Link zu einem Anbieter senden, den man noch nicht kennt, das Dokument dazu wie selbstverständlich „in der Cloud geshared“ wird oder im Sportverein wichtige Planungen nur über WhatsApp oder Facebook laufen?

Die 18 deutschen Aufsichtsbehörden haben inzwischen eine unüberschaubare Anzahl von Empfehlungen veröffentlicht, die leider vor allem eines eint: Sie helfen kaum, beziehen sich oft auf veraltete Versionen, säen Bedenken und raten ab, oder geben praxisferne Tipps, wie etwa die Software auf eigenen Servern zu hosten. So kann man Deutschland nicht digitalisieren.

Der vorliegende Leitfaden will einen Mittelweg finden: Datenschutz ist dem Paritätischen und seinen Mitgliedern ein wichtiges Anliegen. In der Realität kann aber von einem kleinen Verein nicht für jede testweise Nutzung eines neuen Cloud-Tools eine umfangreiche Datenschutzprüfung nebst IT-Sicherheitsaudit und Verhandlung von Verträgen und zusätzlichen Garantien mit einem US-An-bieter durchgeführt werden. Ganz häufig werden Sie in der Praxis zwischen einem „das Tool nutzen doch alle“ und einem „aber eigentlich gibt es Bedenken“ stehen. Dr Olaf Koglin hat für uns einen praxisnahen Leitfaden geschrieben, der Sie zu verantwortlichem Handeln befähigen will, bei dem wirkliche Risiken nicht ignoriert, aber theoretische Probleme auch nicht zum permanenten Verhinderer werden.

Die Handreichung ist 44 Seiten stark und bietet eine Einführung in die Datenschutzauflagen im Umgang mit Online Tools und praxisnahe Hinweise für Entscheidungsträger*innen samt FAQ. Weiterhin findet sich darin eine Checkliste für den konkreten datenschutzkonformen Tooleinsatz und eine Erläuterung anhand zweier Beispieltools.

Die vorliegende Handreichung kann digital als PDF heruntergeladen sowie in gedruckter Fassung beim Projekt #GleichImNetz bestellt werden.

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