Soll ChatGPT offiziell als beruflich zu nutzende Software in der Organisation verwendet werden, gelten für dessen Einführung dieselben Bedingungen wie bei anderen Softwareprodukten. Dazu gehören etwa auch die Bedarfsanalyse (gemeinsam mit den relevanten Mitarbeitenden: welche Prozesse könnten durch ChatGPT verbessert und vereinfacht werden) und Funktionstests. In einer Pilotphase in einem ausgewählten Team können erste Erfahrungen gesammelt werden. Darüber hinaus möchten wir folgende Punkte hervorheben:

• Einbindung von Datenschutzbeauftragter/m, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung und ggf. weiteren Gremien / Akteuren.
• Ausreichende Schulung und Support der Mitarbeitenden. Ggf. könnten in einem Einführungsworkshop gemeinsam typische (und hilfreiche) Anwendungsfälle für ChatGPT identifiziert und diskutiert werden – dies schafft ein Verständnis für dessen Potentiale und hilft zugleich beim Umgang mit typischen Problemen.
• Festlegung von „KI-Regeln“, also organisationsinternen Standards und Vorgaben bzgl.
  • Anwendungsweisen (für welche Arbeitsschritte kann/soll das KI-Tool genutzt werden),
  • verantwortungsbewusstem Einsatz (darunter die verpflichtende Prüfung des Ergebnisses),
  • ethisch vertretbarem Einsatz,
  • Berücksichtigung von Datenschutz, Vertraulichkeit und Urheberrechten,
  • Transparenzregeln etc.
    (siehe dazu auch Hinweise „Worauf muss ich bei der Nutzung von KI-Tools achten?“)
• ggf. Ernennung von Ansprechperson(en), die/der sich bzgl. dieser sich schnell entwickelnden Anwendung up-to-date und im Austausch hält und wichtige Neuerungen / Tipps in die Organisation kommuniziert.
• Evaluation und Feedback: Ein Feedback-Mechanismus ermöglicht es Nutzenden, potenzielle Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren. Zugleich ist es sinnvoll, die Auswirkungen der Nutzung von ChatGPT auf die Organisation und deren Arbeit von Zeit zu Zeit zu evaluieren, um negative Effekte zu beheben und positive Effekte verstärken zu können.

(Geschrieben vom Autoren, redaktionelle Prüfung mit Hilfe von ChatGPT)